Hversu miklum tíma eyðir þú í að leita að skjölum sem eru á rangan stað? "Skilarðu fyrir bunka"? Ertu vandræðalegur vegna útlits skrifstofu þinnar þegar þú hittir vinnufélaga eða væntanlegan viðskiptavin?Rannsóknir sanna að ringulreið vinnusvæði hjálpar okkur að hugsa skýrar og eykur framleiðni. Skipulagt skrifborð eða skrifstofa sýnir einnig faglega ímynd, sem gefur frá sér hæfni og skilvirkni.
Hvert er leyndarmálið við að búa til og viðhalda skipulögðu vinnusvæði? Þó að það sé engin „rétt“ leið til að skipuleggja skrifstofuna þína, þá er mikilvægasti þátturinn í sjálfbærni hennar sönn löngun til að láta hana virka. Þegar þessi hvatning er til staðar muntu komast að því að ferlið við að skipuleggja skrifstofuna þína er miklu viðráðanlegra en streitan sem stafar af ringulreiðinni!
3 skref að skipulagðri skrifstofu
1.Spyrðu sjálfan þig réttu spurninganna— Fyrsta skrefið í að búa til skilvirkt skipulagskerfi er að bera kennsl á aðalvandamálið sem þarf að leysa:
Er það sóðalegur vinnustaður (þar sem skrifborð og vinnuborð eru hlaðin pappír)?
Er erfitt að finna skjal þegar þú þarft það?
Er einhver annar á skrifstofunni sem þarf aðgang að skrám?
Eru sum skjöl skráð á prentuðu afriti og önnur í tölvunni?
Á þessu "endurhugsunarstigi" er mikilvægt að hafa í huga einstakar þarfir fyrirtækis þíns (td endurtaka viðskiptavinir pantanir sínar, eða er hvert starf einstakt?) og lagalegar kröfur til að varðveita skjöl í þínu fagi.
2. Búðu til aðferð til aðgreiningar— Ein stærsta skipulagsáskorunin er að geta greint eitt viðfangsefni/verkefni frá öðru. Íhugaðu hvers konar skjöl þú meðhöndlar. Hvort sem þú velur að setja bindiefni í stafrófsröð, litkóða skráarjakka eða geyma skrár í rafrænum möppum, búðu til kerfi sem gerir þér kleift að bera kennsl á efnin þín. Það er minna mikilvægt að ákvarða hvert eitthvað "ætti að" að fara eins og það er að finna út hvar þú ert líklegust til að leita að því síðar.
3. Staða eftir forgangi— Notaðu HOT-WARM-COOL-COLD aðferðina til að meðhöndla vinnutengd efni. Svona virkar það:
HOT verkefni/skrár eru á borðinu. Þetta eru skjölin eða skrárnar sem þú ert að vinna í núna. Það geta verið nokkrar verkefnaskrár í stand-up skráahaldara þannig að þær séu alltaf til sýnis.
Fyrir aftan þig á credenza eða vinnufleti eru WARM skrárnar fyrir önnur mikilvæg verkefni sem bíða eftir athygli þinni.
HOT og WARM skrárnar fara almennt fram og til baka á milli tveggja flokka og staðsetningar. Það sem skiptir máli er að vinna aðeins í skjölum fyrir eitt verkefni/viðfangsefni í einu, en hafa hin innan seilingar þegar á þarf að halda.
Í skúffu eða vinnufleti lengra í burtu eru COOL skrárnar sem eru ekki lengur aðkallandi en gæti þurft að vísa til.
Í skjalaskáp eru þær skrár sem eru KALDAR sem þýðir að þær eru fullbúnar - og gætu verið eða ekki hægt að sækja þær í framtíðinni ef nýtt, tengt verkefni kemur upp.
Skipulag krefst æfingu
Í lok hvers vinnudags skaltu hreinsa allt af skrifborðinu þínu - nema hlutinn sem þú vilt beina athyglinni að þegar þú byrjar að vinna næsta morgun. Sú skrá getur legið á skrifborðinu. Allt annað ætti að leggja frá sér. Að vita að þú sért tilbúinn fyrir næsta dag getur hjálpað þér að slaka á og leyfa þér að njóta kvöldsins.
Á skrifstofu sem margir deila þarf að koma nýju skipulagsstefnunni á framfæri skýrt og oft þar til hún verður venjubundin. Allir verða stöðugt að leggja sitt af mörkum til að kerfið nái árangri með tímanum.
Njóttu ávinningsins af skipulagðri skrifstofu
Eins og það væri ekki nóg að geta fundið það sem þú þarft - þegar þú þarft á því að halda - muntu líka njóta þeirrar nýfundnu auðveldis sem þú munt geta beint samstarfsmanni fljótt að skrá eða skjal sem þeir gætu þurft.
