Ef þú ert að leita að því að auka framleiðni þína gætirðu hugsað þér að fjárfesta í tímastjórnunarnámskeiði eða úthluta fleiri verkefnum. En þó að þetta séu góðar aðferðir gætirðu verið betra að byrja rétt fyrir neðan nefið á þér með því að endurskipuleggja skrifborðið og skrifstofurýmið.
Það er vegna þess að vinnuumhverfi þitt getur haft mikil áhrif á framleiðni þína. Reyndar benda rannsóknir til þess að ringulreið á vinnustað geti gert það erfiðara að einbeita sér, skert nám og minni, truflað andlega úrvinnslu og valdið pirringi sem getur valdið tímafrekri spennu við vinnufélaga. Í stuttu máli: Fyrir flest fólk er ringulreið mikil skerðing á framleiðni og heildarvinnu.
Sem betur fer er mótefnið við framleiðnihamlandi ringulreið að finna í nokkrum einföldum aðferðum til að skipuleggja vinnusvæðið þitt. Hvort sem þú vinnur í klefa, stjórnendasvítu eða heimaskrifstofu, hér eru sex áhrifarík ráð fyrir skrifstofuskipulag sem hjálpa þér að auka framleiðni þína.
Einfaldar hugmyndir um skrifstofuskipulag
Hér er grunnyfirlit yfir nokkrar af áhrifaríkustu hugmyndum um skrifstofuskipulag:
- Byrjaðu á endurskoðun
- Lágmarka pappír
- Snúðu til víra og hleðslutæki
- Vertu ánægður með merki
- Nýttu þér veggpláss
- Stækkaðu skrifborðið þitt (án þess að kaupa stærra skrifborð)
Við skulum kafa ofan í nöturlegt gritty.
Byrjaðu á endurskoðun
Nummer eitt leiðin til að draga úr ringulreið og skipulagsleysi á skrifstofunni er að takmarka fjölda hluta á skrifstofunni þinni sem þarf að skipuleggja í fyrsta lagi.
Áður en þú endurraðar einhverju skaltu skoða vel hvern einasta hlut sem er til staðar á skrifstofunni þinni. Raðaðu þeim síðan í mismunandi hrúga (Gefa, geymdu og ruslið/endurvinnan dekka venjulega þarfir flestra). Fyrir hvern hlut skaltu íhuga hvort þú notar það í raun og veru og hvort það bætir vinnu þína eða líf á einhvern hátt. Taktu ákvarðanir eins fljótt og auðið er; ef þú festist á hlut skaltu fara yfir á næsta og koma aftur að því síðar.
Þegar þú hefur klippt niður skrifstofubúnaðinn þinn skaltu byrja að vinna að því að finna heimili fyrir hvern hlut sem þú valdir að geyma. Notaðu skúffur og skipulagsbakka þegar mögulegt er og forðastu að geyma hluti á aðal vinnuborðinu þínu.
Ein sérstök athugasemd fyrir heimaskrifstofur: Forðastu að blanda heimilishlutum inn í skrifstofurýmið þitt þegar mögulegt er. Halda eins miklum aðskilnaði og hægt er til að aðstoða við bæði líkamlegt og andlegt skipulag.
 |
 |
 |
Lágmarka pappír
Pappír er einn versti brotamaður þegar kemur að skrifstofurusli og því er nauðsynlegt að hafa stjórn á pósti, reikningum, tímaritum og öðrum pappírsvörum.
Byrjaðu á því að tæta og/eða endurvinna pappíra sem eru ekki nauðsynlegir. Síðan skaltu stafræna öll mikilvæg pappírsskjöl sem hægt er að skanna og geyma sem rafrænar skrár.
Því næst skaltu fjárfesta í nokkrum pappírsbökkum sem hjálpa til við að skipuleggja þá eftir flokkum (eins og "brýnt", "bíður vinnslu" eða "á að skrá" eða einfaldlega "lesið" og "ólesið"). Að lokum skaltu fylgja þessum ráðum til að komast eins nálægt pappírslausri skrifstofu og mögulegt er.
 |
 |
 |
Snyrtilegir vírar og hleðslutæki
Að leysa úr vírum getur verið mikil tímasóun og vírar sem hrannast upp á gólfið geta skapað sjónrænt ringulreið sem veldur streitu og dregur úr heildar fagurfræði vinnusvæðisins (auk þess eru þeir mikil hætta á hrakfari!).
Byrjaðu á því að leysa víra fyrst. Komdu síðan í veg fyrir flækjur í framtíðinni með því að halda saman umframvír með bindiklemmum. (Einfaldlega þræðið vírinn eða vírana í gegnum opna rýmið í klemmunni.)
Næst skaltu ákvarða viðeigandi geymslulausnir. Merkt hleðslutæki með bindiefni ættu öll að fara á sama stað (og þau ættu að vera sett aftur á þann stað eftir hverja notkun). Víra sem þurfa að vera úti ætti að vera frá gólfinu; festu þær við neðri hlið skrifborðsins.
Vertu ánægður með merki
Vissulega, merki kunna að virðast falleg tegund A - en hefur þú einhvern tíma hitt manneskju af tegund A með sóðalegt skrifstofurými? Taktu síðu úr leikbók fagmannanna í skipulagsmálum og farðu í bæinn og merktu skrifstofuvörur, allt frá bókahillum til skápahillur, hleðslutæki, víra, pappírsskipuleggjara og svo framvegis. Settu síðan hlutina frá þér á viðeigandi stað - í hvert einasta skipti.
Nýttu þér veggpláss
Þegar þú notar vegginn þinn fyrir auka geymslupláss er það eins og að eignast nýtt herbergi. Losaðu um pláss á skrifborðinu þínu og gólfi með því að flytja eins marga hluti og mögulegt er á vegginn. Hér eru nokkur ráð:
- Notaðu pegboard til að geyma oft notaða skrifstofubúnað eins og skæri, límband og svo framvegis.
- Upp með hangandi geymslutunnur, sem ættu að gefa pláss fyrir allt frá heftum til gúmmíteygja, þumalfingur, auka skrifáhöld o.fl.
- Notaðu þurrhreinsunartöflu til að hugleiða hugmyndir eða halda verkefnalista í gangi (og slepptu skrifborðsskrifblokkinni).
- Fjárfestu í hangandi veggdagatali í stað þess að setja það á skrifborðið þitt.
- Notaðu korktöflu til að geyma skjöl sem krefjast athygli þinnar.
- Settu upp fatahengi til að halda jakka og peysum frá skrifstofustólum.
Stækkaðu skrifborðið þitt
Sama hversu stór skrifborðið þitt er, þú getur aukið skrifborðsrýmið sem þér stendur til boða með nokkrum einföldum lagfæringum. Til dæmis:
Íhugaðu að setja rúllandi kerru við hliðina á skrifborðinu þínu til að geyma skipuleggjendur, pappírsskrár sem oft eru notaðar, skrifblokkir og fleira. Þannig þarftu ekki að finna heimili fyrir þessa hluti ofan á skrifborðinu þínu.
Slepptu borðlömpum og veldu gólflampa eða loftlýsingu.
Lyftu fartölvu eða borðskjá með lítilli borðborðshillu. Þetta veitir þér ekki aðeins geymslupláss undir hillunni heldur er það líka vinnuvistfræðilegra fyrir hálsinn þinn.
Ef þú ert með pláss fyrir skúffu skaltu íhuga að setja upp undirhillukörfu eða annan geymslumöguleika undir hillu.
Þegar þú hefur innleitt þessar hugmyndir um skipulag vinnu eða heimaskrifstofu og komið vinnusvæðinu þínu í lag, er næsta áskorun að halda því þannig. Ein besta aðferðin til að halda uppi skipulagðri skrifstofu er að takast á við pappíra og aðra hluti þegar þeir koma inn. Ekki láta nýjar skrifstofuvörur eða pappírsvinnu hrannast upp; í staðinn skaltu eyða nokkrum mínútum í að skipuleggja þig núna til að hlífa þér við klukkustunda þrifum á götunni.
 |
 |
 |
