Að hreinsa út skrifstofurusl krefst skilnings á þeim þáttum sem stuðla að skipulagsleysi í fyrsta lagi. Ferlið er jafn mikið andlegt og vélrænt. Áður en þú byrjar skipulagsferlið skaltu spyrja sjálfan þig erfiðu spurninganna um ringulreiðina þína:
Eru núverandi kerfi að ná verkinu eða stuðla þau að ringulreið?
Er viðhaldsskortur þáttur?
Eru hlutir þínir á sínum rétta stað en það eru einfaldlega of margir hlutir?
Er nóg pláss úthlutað fyrir hverja starfsemi?
Þegar þú hefur skoðað vel orsakir ringulreiðarinnar skaltu kortleggja skrifstofuumhverfi sem gerir þér kleift að viðhalda reglu. Hér er það sem þú þarft að gera:
Fjárfestu í fullnægjandi húsgögnum.Skrifstofur þurfa skýrt vinnusvæði og það þýðir að útvega nægilegt pláss fyrir tölvuvélbúnað og jaðarbúnað, stað fyrir viðmiðunarefni, skráarrými og staðsetningu fyrir vistir og pappír sem oft er vísað til. Gakktu úr skugga um að skrifstofuhúsgögnin þín gefi nóg pláss fyrir vinnu og geymslu.
Stofna virknimiðstöðvar.Skrifstofan ætti að vera svæðisbundin í þrjú athafnasvæði: Vinnumiðstöð, sem inniheldur skýrt vinnurými, tölvuna og oft notaðar skrifstofuvörur; tilvísunarmiðstöð, sem inniheldur bindiefni, handbækur, orðabók og fagbækur og efni; og birgðamiðstöð, sem inniheldur pappír og önnur skrifstofuvörur.
Settu vélbúnað og jaðartæki á réttan hátt.Settu búnaðinn þinn miðað við notkunartíðni. Ef prentarinn er notaður daglega ætti hann að vera innan seilingar. Ef örgjörvinn er aðeins notaður til bilanaleitar er hægt að setja hann undir eða við hliðina á skrifborðinu. Ef skanni er sjaldan notaður má setja hann fyrir utan vinnusvæðið. Þegar þú setur upp vélbúnað skaltu vera meðvitaður um aðgang að drifum, bökkum og snúrum. Ekki loka fyrir aðgang að skúffum eða taka upp fótapláss með flæktum snúrum.
Stofna pappírsvinnslusvæði.Stofnaðu svæði innan vinnustöðvarinnar fyrir pappíra sem þarfnast tafarlausra aðgerða. Geymdu pappír sem tengist viðskiptavinum eða yfirstandandi verkefnum á svæði sem er auðvelt að komast að og innan þíns sjónarhorns. Komdu á varanlegu skjalakerfi fyrir pappíra sem þú munt vísa til en ekki reglulega.
